1.4 Grundsätzliches zur Aufbau- und Ablauforganisation

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Es ist notwendig, die Organisation der Organisation zu organisieren. Klingt lustig, ist aber fachlich korrekt ausgedrückt und beinhaltet wichtige Aspekte. Der Gedanke zeigt zeigt, wie vielfältig der Organisationsbegriff im Unternehmen verwendet wird. Ein Unternehmen ist eine Organisation, weiterhin hat ein Unternehmen eine Organisation und zum Dritten wird ein Unternehmen organisiert. Ein Unternehmen, ein Betrieb
  • ist eine Organisationen im institutionellen Sinne,
  • hat aber auch eine Organisation und darunter verstehen wir Strukturen und Prozesse, die bewusst auf bestimmte Ziele hin formuliert sind. Und Organisation wird hier im Sinne der Organisationslehre verstanden und in die Aufbauorganisation und die Ablauforganisation unterteilt. Die Aufbauorganisation wird aus dem Organigramm ersichtlich. Für die Ablauf- / Prozessorganisation gibt es in der Regel Verfahrensanweisungen.
  • Und das gesamte Unternehmen ist ja auch noch zu organisieren. Manche durchlaufen dafür Organisationsentwicklungsprozesse zur Weiterentwicklung der Strukturen und Prozesse.
Lernfeld 1: Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren

  

Unter „Organisation“ kannst du ganz einfach die Gesamtheit der Handlungen, die Betriebe und Unternehmen, aber auch Vereine und Haushalte strukturieren, ordnen und regeln. „Organisation“ hat keinen Selbstzweck an sich, sondern soll zur Erreichung der Unternehmensziele dadurch beitragen, dass ein durch bewusste Regelungen gebildeter Ordnungsrahmen besteht, durch den den Mitgliedern des Betriebs Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungsbereiche zugeordnet sind.

Das Substitutionsgesetz der Organisation (von Gutenberg) besagt, dass überall da, wo betriebliche Vorgänge ein hohes Maß an Gleichartigkeit und Häufigkeit haben, die Tendenz wirksam wird, fallweise Einzelregelungen durch generelle  Regeln zu ersetzen.
Das Gesetz des "Organisatorisches Gleichgewichtes" ergibt sich aus dem Substitutionsgesetz der Organisation: Organisieren meint auch das Festlegen von Regeln, nach denen sich das Handeln vollzieht. Und hier entsteht stets ein Optimierungsproblem: Es muß ein Gleichgewicht zwischen STABILITÄT und FLEXIBILITÄT gefunden werden:
  • Viele Regelungen führen zu einer hohen Stabilität aber geringen Flexibilität.
  • Wenige Regelungen führen zu einer hohen Flexibilität aber geringen Stabilität.

Die Aufbauorganisation bildet die Hierarchie des Betriebses ab, das Gerüst der Firma. Sie beschreibt, wie in vertikaler Sichtweise die Informationen und Weisungen stattfinden bzw. fliessen. Die Ablauforganisation bildet die formale Macht. Die Aufbauorganisation wird im Organigramm abgebildet.

Das Organigramm zeigt die vereinfachte Darstellung der Organisationsstruktur. Die Rechtecke dienen als Symbole für Abteilungen und Stellen. Durch die hierarchische Anordnung der Recht­ecke werden die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten verdeutlicht und die Verbindungslinien zeigen Entscheidungswege auf.

Unter der informellen Organisation versteht man informelle Strukturen, die sich durch gemeinsame Interessen, Vorlieben, Ziele etc. ergeben. Bilden wir ein griffiges Beispiel: Bevor der Geselle eine Idee dem Chef vorstellt, bespricht er diese zunächst mit den anderen Gesellen, die in der Firma den Ton angeben. Zum einen schätzt er diese  Kollegen menschlich sehr. Zum anderen weiß er, wenn er diese auf seiner Seite hat, wird der Chef ebenfalls seinen Plänen zustimmen. Durch dieses ‚Netzwerk‘ ist eine informelle Organisation entstanden. Die informelle Organisation ist in vielen Fällen sogar noch viel wichtiger als die formelle (formale) Organisation.

Folgende Fachbegriffe sind erheblich:
  • Aufgabe ist die Vorgabe, im Unternehmen eine bestimmte Handlung zu vollziehen, um einen bestimmten Zustand zu erreichen. Im Unternehmen fallen sehr viele Aufgaben an, die möglichst effizient durchgeführt werden sollen. Die Auf-gabenanalyse ist der erste Schritt bei der Organisationsentwicklung.
  • Ein Ablauf/Prozess ist eine Bündelung und strukturierte Abfolge von Aufga-ben/Schritten mit einem Anfang und einem Ende sowie klar definierten Inputs und Outputs.
  • Die Stelle ist die kleinste organisatorische Einheit in der Aufbauorganisation. Sie umfasst die Summe der Aufgaben, die ein Mitarbeiter ausführen soll. Eine Stelle ist nicht gleichzusetzen mit einem Arbeitsplatz.
  • Der Begriff Arbeitsplatz bezeichnet den konkreten Ort/Raum der Erfüllung der Aufgabe. Zu beachten ist: Teil einer Stelle können mehrere Arbeitsplätze sein. Eine Stelle kann aber auch von mehreren Mitarbeiter/innen besetzt sein. In der Realität kann nun eine Stelle so gebildet werden, dass sie sachbezogen ist, also auf die tatsächlich dort zweckmäßig auszuübenden Aufgaben. Andererseits lässt sich eine Stelle aber auch personenbezogen auf konkrete Mitarbeiter/innen ausrichten.
  • Eine Abteilung ist die Summe mehrerer Stellen, die gleichartige oder eng zusammen-hängende Aufgaben erfüllen. Das Gefüge von Stellen und Abteilungen im Un-ternehmen bildet die Aufbauorganisation.
  • Die zu erfüllenden Aufgaben hängen eng mit Kompetenzen und Verantwortung zusammen. Um eine Aufgabe erfüllen zu können, muss der Stelleninhaber über ausreichende Kompetenzen verfügen. Kompetenzen heißen die Rechte und Befugnisse, die der Stelleninhaber bei der Ausübung seiner Tätigkeiten hat. Zugleich kommt ihm mit diesen Kompetenzen aber auch die Verantwortung zu, die Aufgabe gewissenhaft zu erfüllen.
Aufgaben lassen sich insbesondere durch folgende Kriterien abgrenzen:
  • Tätigkeiten, die durchzuführen sind
  • Objekte, an denen die Tätigkeiten durchgeführt werden
  • Sachmittel, die bei der Ausführung der Tätigkeiten benutzt werden
  • Ort, an dem die Tätigkeiten durchzuführen sind
  • Zeit, die zur Durchführung der Tätigkeit vorgesehen ist
  • Person, die die Tätigkeit durchführen soll
  • Status der Aufgabe, etwa Aufgabe im Führungsprozess oder ob es sich um Primäraufgaben (die dem Betriebszweck unmittelbar dienen) bzw. Sekundäraufgaben (die dem Betriebszweck mittelbar dienen, z. B. Verwaltungsaufgaben) handelt.
Im Rahmen der Ablauforganisation werden Abläufe = Prozesse dargestellt und optimiert. Ein Prozess ist die zielgerichtete Erstellung einer Leistung durch zusammenhängende Aktivitäten.

Merkmale von Prozessen sind:
  • Start- und Endereignis
  • In- und Output
  • Prozessquellen und –senken
  • Lieferanten- Kundenbeziehungen zwischen Prozessen
  • Prozessaufgaben und –ziele
  • Arbeitsgänge
  • Durchlaufzeit
  • Zugeordnete Ressourcen
  • Zugeordnete Organisationseinheiten
Projekte sind kurzfristige Teilvorhaben, die zeitlich begrenzt fest definierte Aufgaben bewältigen, werden über eine Projektorganisation im Unternehmen abgewickelt.

Charakteristika eines Projektes sind:
  • zeitlich begrenzt (Beginn, Abschluss)
  • definiertes bzw. zu definierendes Ziel (Aufgabe, Ergebnis)
  • in gewissem Sinn außergewöhnlich (keine Routineaufgabe, die in der gleichen oder in einer unmittelbar vergleichbaren Form laufend durchgeführt wird)
  • wodurch eine innovative, kreative Komponente einfließt
  • meist mehrere Personen bzw. Stellen daran beteiligt
  • oft umfangreich und komplex
  • oft mit Unsicherheit bzw. Risiko behaftet
Projekte weisen i.d.R. einen hohen Komplexitätsgrad auf, der sich hauptsächlich an der Zahl der zur Aufgabenerfüllung notwendigen Aktivitäten, der Zahl an dem Projekt beteiligten Personen und den Interdependenzen der Teilaufgaben messen lässt.

Das zu bewältigende Projekt ist normalerweise für den Betrieb neu und enthält drei miteinander konkurrierende Ziele: Qualitäts-, Kosten- und Terminziele.

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