Was ist „Prokura“ und wie wird sie in Unternehmen eingesetzt? 

Grundsätzlich kann die Geschäftsführung Verantwortlichkeiten in Bezug auf Entscheidungen und Vertragsabschlüsse mit Geschäftspartnern oder Geschäftspartnerinnen, Lieferanten oder NeukundInnen durch die Erteilung einer Prokura übertragen. Dies ist allerdings abhängig von der jeweiligen Unternehmensform. 

Um einen detaillierten Blick auf die Möglichkeiten zur Erteilung, die gesetzlichen Bedingungen und die Definition von „Prokura“ zu erhalten, liest Du nachfolgend die Erläuterungen aus dem Gabler Wirtschaftslexikon.


1. Begriff/Formen
„Die in das Handelsregister einzutragende umfassende Handelsvollmacht mit gesetzlich festgelegtem, grundsätzlich unbeschränkbarem Umfang (§§ 48–53 HGB).

Formen: Einzelprokura; Beschränkungen bei der Form der Filialprokura oder der Gesamtprokura.

Ein Anstellungsverhältnis im Sinne eines Arbeitsverhältnisses des Prokuristen zum Prokurageber ist nicht erforderlich; Prokura kann auch der Ehegatte, der Kommanditist etc. erhalten.
Gesetzlich festgelegt (§ 49 HGB).

1. Die Prokura berechtigt zu allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines beliebigen Handlungsgewerbes mit sich bringt. Hier wird im Gegensatz zur Handlungsvollmacht nicht auf das betreffende Handelsgewerbe, den Geschäftszweig, abgestellt.

Die Prokura berechtigt nicht zu Geschäften, die darauf gerichtet sind, den Betrieb zur Einstellung zu bringen, wie Veräußerung des Geschäftes, Insolvenzantrag etc.; ebenso umfasst sind alle dem Inhaber obliegenden Geschäfte, wie Unterzeichnung der Bilanz, Erteilung einer anderen Prokura zugunsten eines Dritten

2. Zur Veräußerung oder Belastung von Grundstücken berechtigt die Prokura nur, wenn Immobilienklausel erteilt ist (§ 49 II HGB).

3. Die grundsätzliche Unbeschränkbarkeit der Prokura besagt, dass diese in ihrer Wirkung gegenüber Dritten in keiner Weise eingeschränkt werden kann. Befolgt der Prokurist Weisungen des Geschäftsherrn nicht, kann er schadensersatzpflichtig sein; an das mit dem Dritten abgeschlossene Geschäft bleibt der Geschäftsherr gebunden.

4. Übertragung: Die Prokura ist auch mit Zustimmung des Unternehmers nicht übertragbar (§ 52 II HGB).

Erteilung
1. Nur durch ausdrückliche Erklärung des Inhabers des Unternehmens Vollkaufmann bzw. seines gesetzlichen Vertreters.

2. Anmeldung: Die Prokura ist mit Zeichnung des Prokuristen zum Handelsregister anzumelden, die anschließende Eintragung wirkt nur deklaratorisch, nicht konstitutiv, d.h., schon vor Eintragung ins Handelsregister mit dem Erteilungsakt ist die Prokuraerteilung wirksam.

3. Zustimmung durch Gesellschafter: 
a) Bei der offenen Handelsgesellschaft bedarf die Prokura der Zustimmung aller geschäftsführenden Gesellschafter (§ 116 HGB). Diese Bestimmung bezieht sich jedoch nur auf das Innenverhältnis. Nach außen, im Verhältnis zu Dritten und dem Prokuristen gegenüber, genügt die Erteilung der Prokura durch einen der geschäftsführenden Gesellschafter.

b) Kommanditgesellschaft: Zustimmung der Kommanditisten ist im Rahmen des § 164 HGB nicht erforderlich, da diese von der Geschäftsführung ausgeschlossen sind. Prokura kann auch dem Kommanditisten selbst erteilt werden.

Erlöschen
1. Erlöschen erfolgt durch Widerruf, der jederzeit möglich ist (§ 52 I HGB).

2. Gleiche Wirkung: Auch die Beendigung des Dienstverhältnisses des Prokuristen, die Einstellung des Gewerbebetriebes oder die Auflösung einer Gesellschaft, Insolvenzeröffnung, Tod oder Geschäftsunfähigkeit des Prokuristen führen zum Erlöschen der Prokura

3. Nicht zum Erlöschen kommt die Prokura durch den Tod des Inhabers des Handelsgewerbes (§ 52 III HBG).

4. Anmeldung: Das Erlöschen ist in gleicher Weise wie die Erteilung zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden (§ 53 III HGB). Auch diese Eintragung wirkt nur deklaratorisch, d.h., schon mit Widerruf und vor Eintragung ist die Prokura erloschen. Gegen Dritte wirkt das Erlöschen im Allgemeinen allerdings erst mit Eintragung und Bekanntmachung; vgl. Negativwirkung.

5. Widerrufsrecht von Gesellschaftern: a) Bei der offenen Handelsgesellschaft ist jeder Gesellschafter, der der Erteilung zustimmen muss, selbstständig zum Widerruf der Prokura befugt (§§ 116, 126 HGB).

b) Einem Kommanditisten einer Kommanditgesellschaft steht das Widerrufsrecht i.d.R. nicht zu.“
(Gabler Wirtschaftslexikon, abgerufen am 17.12.2021)

Fazit:
Jede/r kann, unabhängig von der Position im Unternehmen und unabhängig davon, ob ein Angestelltenverhältnis besteht, eine Prokura erhalten.

In der Regel ist es aber so, dass diese Aufgabe der/die GeschäftsinhaberIn, oder eine Führungsperson im Unternehmen übernimmt. Bei der Entscheidung, wer die Aufgabe des/der ProkuristIn übernehmen soll, ist Vertrauen eine essenzielle Grundvoraussetzung.  
Vielfältige Führungsaufgaben erfordern Kompetenz und Durchblick. Prokura ist die umfangreichste Vollmacht, im Weiteren gibt es noch die allgemeine Handlungsvollmacht, die Teilvollmacht und die Einzelvollmacht. 

In diesem Video wird die Prokura anhand von Beispielen anschaulich erklärt. Die Prokura wird in den gesetzlichen Rahmen eingeordnet und es wird aufgezeigt, wo die Grenzen der Handlungsmöglichkeiten eines Prokuristen oder einer Prokuristin liegen. 

Einzelheiten zu den unterschiedlichen Handlungsvollmachten findest du im nächsten Reiter. 

Der grundegenste Unterschied zwischen Prokura und Handlungsvollmachten besteht darin, dass ein Prokurist alle gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäfte tätigen darf, wohingegen eine Handlungsvollmacht nur für bestimmte Geschäfte erteilt wird. Des weiteren können Handlungsvollmachten in 3 verschiedenen Arten vorliegen. 

Zur präzisen Definition, Erläuterung und Erklärung der unterschiedlichen Arten von Handlungsvollmachten und deren Rahmen, nehmen wir erneut Rückgriff auf das Gabler Wirtschaftslexikon!

Schaue dir die Seite mal an, die einzelnen Verlinkungen dort führen dich durch die gesamte Welt der Handlungsvollmachten. Dadurch wird dir bestimmt einiges noch schlüssiger werden. Zusammenhänge und Unterschiede lassen sich deutlich herausstellen. 

„Definition: Was ist ‚Handlungsvollmacht‘?
Die Handlungsvollmacht deckt alle Geschäfts- und Rechtshandlungen, die der Betrieb des Handelsgewerbes oder die Vornahme derartiger Geschäfte gewöhnlich mit sich bringt.
Begriff
Die nicht als Prokura in einem Handelsgewerbe dem Handlungsbevollmächtigten erteilte Vollmacht (§§ 54–58 HGB).

Arten/Umfang
1. Gesetzlicher Umfang der Handlungsvollmacht (§ 54 HGB): Die Handlungsvollmacht deckt alle Geschäfts- und Rechtshandlungen, die der Betrieb des Handelsgewerbes oder die Vornahme derartiger Geschäfte gewöhnlich mit sich bringt. Die Handlungsvollmacht ermächtigt dagegen nicht zur Veräußerung und Belastung von Grundstücken, Eingehung von Wechselverbindlichkeiten, Aufnahme von Darlehen oder zur Prozessführung (§ 54 II HGB). Hierfür ist eine bes. Vollmacht erforderlich.

2. Arten: 
(1) Generalvollmacht für den Betrieb im ganzen (z.B. Geschäftsleiter), 
(2) Art- bzw. Teilvollmacht für bestimmte Arten von Geschäften (z.B. für Einkäufer, Verkäufer, Kassierer) oder 
(3) Einzel- bzw. Spezialvollmacht für einzelne Geschäfte.

3. Beschränkungen der Handlungsvollmacht sind beliebig möglich (anders Prokura), gegen Dritte aber ist Beschränkung nur insoweit wirksam, als sie die Beschränkungen kannten oder kennen mussten (§ 54 III HGB). Es genügt, dass Beschränkung gehörig bekannt gemacht ist, z.B. durch auffällige Vermerke auf dem Bestellschein.

4. Die Handlungsvollmacht kann in der Weise erteilt werden, dass mehrere zusammen handeln müssen (Gesamthandlungsvollmacht).

5. Einen gesetzlich bestimmten Umfang hat auch die Handlungsvollmacht des Handlungsreisenden und des Ladenangestellten.

Entstehung/Löschung
1. Handlungsvollmacht kann im Gegensatz zur Prokura auch von einem Prokuristen, einem Testamentsvollstrecker oder Nachlassverwalter oder einem anderen Handlungsbevollmächtigten erteilt werden. Eintragung in das Handelsregister findet nicht statt.

2. Die Erteilung der Handlungsvollmacht ist grundsätzlich ein einseitiges, empfangsbedürftiges Rechtsgeschäft, aber auch durch Vertrag möglich. Die Erklärung kann gegenüber dem zu Bevollmächtigenden, dem Dritten, dem gegenüber die Vertretung stattfinden soll, wie auch durch öffentliche Bekanntmachung erfolgen. Im ersten Fall wird meist dem Handlungsbevollmächtigten eine Vollmachtsurkunde ausgehändigt; die Handlungsvollmacht wirkt dann gegenüber Dritten mit deren Kenntnisnahme.

3. Die Handlungsvollmacht erlischt 
(1) mit Erreichen des mit ihr verbundenen Zweckes, 
(2) mit Zeitablauf, 
(3) mit Widerruf (ist Unwiderruflichkeit vereinbart, aber nur bei Vorliegen eines wichtigen Grundes), 
(4) durch Kündigung des zugrunde liegenden Dienst- oder Auftragsverhältnisses, 
(5) durch Eintritt der Geschäftsunfähigkeit des Bevollmächtigten (nicht aber des Vollmachtgebers), 
(6) durch Eröffnung des Insolventverfahrens [Insolvenzverfahren] über das Vermögen des Vollmachtgebers (§ 115, 116 InsO).

4. Zum Schutz des guten Glaubens Dritter kann die erloschene Handlungsvollmacht aber wie eine sonstige Vollmacht fortwirken. Auch ohne Bevollmächtigung kann der Unternehmer bei der Schein-Handlungsvollmacht haften.“ (Gabler Wirtschaftslexikon, abgerufen am 17.12.2021)

In diesem Video sind die gerade gelesenen Inhalte einfach und anschaulich erklärt. Es wird auf alle drei Arten von Handlungsvollmachten mit Beispielen eingegangen, viel Spaß beim Schauen!